MS Excel, известен също като Microsoft Excel, е широко използван софтуер в повечето компании или бизнеси по света. Той предоставя различни инструменти, функции и функции, за да направи този софтуер печеливш за глобални компании в различни области. Следователно, за да научим и правилно да организираме данните с помощта на Excel, трябва да знаем дефиницията и основите на този мощен софтуер.

Тази статия обсъжда дефиницията на MS Excel и неговите основи, за да ни помогне да се запознаем с този мощен софтуер.

java опашка

Дефиниция на MS Excel

По дефиниция, „Microsoft Excel е програма за електронни таблици, създадена от Microsoft, която използва таблици за записване и анализиране на числени и статистически данни с формули и функции“.

С прости думи, MS Excel е мощна програма за електронни таблици, включена в Microsoft Office и се използва главно за запис на данни в таблици. Състои се от няколко реда и колони, които могат да се използват за въвеждане на данни. Програмата се счита за полезна за различни задачи, като изчисляване на седмични разходи, изготвяне на фишове за заплати, счетоводство и интерактивно сортиране/филтриране на данни по различни критерии.

MS Excel История и издания

MS Excel е една от най-старите софтуерни програми за електронни таблици и премина през няколко надстройки и поправки. Тази мощна програма за електронни таблици първоначално беше пусната през 1985 г. за базирани на Macintosh системи. По-късно беше пуснат и за други популярни платформи, включително Windows.

Следната таблица показва списъка на всички версии на Excel, пуснати досега за Macintosh:

Следващата таблица показва списъка на всички версии на Excel, пуснати досега за Windows:

Важно е да се отбележи, че excel версия 4.0 е включена като част от Microsoft Office Suite в Office версия 3.0. Оттогава Excel непрекъснато се надгражда с пакета Office.

Характеристики на MS Excel

В началните дни Excel играе решаваща роля в извършването на различни финансови операции за предприятията, включително счетоводство и поддържане на записи. Въпреки това той получи няколко актуализации с течение на времето, които обикновено помогнаха Excel да стане задължителен софтуер за бизнес процеси. Най-новата версия на Excel идва с широк набор от функции.

Някои от основните характеристики на Microsoft Excel включват следното:

Горен и долен колонтитул: Подобно на документите на Word, можем също да използваме горен/долен колонтитул в нашите документи в Excel. Той се намира в горната и долната част на всяка страница на документ с електронна таблица.

Намерете и заменете: MS Excel ни позволява да намерим желаните данни, като текст или числа, с помощта на функцията Намери в работния лист. Освен това можем също да заменим съществуващите данни с персонализирани актуализирани данни.

Защита с парола: Използвайки паролата, можем да защитим нашата работна книга на Excel от неоторизиран достъп. Тази функция в крайна сметка ни помага да запазим данните си защитени.

Филтриране на данни: Филтрирането на данни е по-бърз начин за намиране и продължаване на работата с подмножество от данни в избран диапазон. Функцията за филтриране на данни е удобна и се предлага с опции AutoFilter и Advanced Filter.

Сортиране на данни: Използвайки функцията за сортиране на данни, можем да подредим данните от работните листове на Excel в някои логически редове. Excel обикновено ни позволява да сортираме данни по различни начини, включително във възходящ или низходящ ред.

ubuntu build есенциален

Вградени формули: MS Excel съдържа широк набор от формули, които можем да използваме за извършване на лесни до сложни изчисления. Някои основни формули включват сбор, изваждане, умножение, деление, средно, минимум и т.н.

Актуализация на данните в реално време: В excel прилагаме различни функции за изчисляване на стойности и получаване на желаните резултати. Ако заменим някои съществуващи стойности с нови, Excel автоматично актуализира резултатите в съответните клетки.

Вмъкване на графики: Една от забележителните характеристики на Excel е наличието на различни диаграми, като кръгови диаграми, лентови диаграми, линейни диаграми и др. Тези диаграми понякога могат да направят огромна разлика в анализа и сравнението на данни.

В допълнение към стандартните функции за електронни таблици, Excel също така предоставя поддръжка за програмиране чрез Visual Basic за приложения (VBA) на Microsoft, възможност за достъп до данни от външни източници чрез Dynamic Data Exchange (DDE) на Microsoft.

Използване на MS Excel

MS Excel се използва широко за организиране на данни и извършване на лесни до сложни изчисления за получаване на резултати за финансов анализ. Предпочитан е в почти всички бизнес сектори и в компании от малки до големи.

Въпреки това, той се използва и за управление на разходи и други неща, базирани на данни, за нуждите на дома. Не е грешно да се каже, че приложенията на MS Excel са почти безкрайни. Различни хора използват този мощен софтуер според нуждите си.

Някои от основните употреби на MS Excel са изброени по-долу:

• Въвеждане на данни
• Управление на данни
• Финансов анализ
• Финансово моделиране
• Счетоводство
• Управление на времето
• Управление на задачите
• Програмиране (VBA)
• Управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM)
• Графики, графики и отчети

По-специално, Excel е изискване за всички данни, които трябва да бъдат организирани.

Интерфейсът на Excel

Интерфейсът на excel е прост и лесно разбираем. Това е важно, за да разберете основния интерфейс, за да започнете да работите по него.

Следното изображение показва всички основни секции на Excel, включително лентата с формули, ред, колона, клетка, раздел на работен лист и т.н.

Нека обсъдим накратко всички термини, показани в горното изображение:

клетка:Пресечната точка на ред и колона се нарича клетка. Excel съдържа няколко клетки в работен лист. Всяка клетка се идентифицира с уникален адрес, образуван чрез комбиниране на два знака, като например буквата на колона и номера на ред.Ред:Редът е хоризонтално пространство в таблица, използвано за запис на данни. Excel съдържа няколко реда в работен лист. Всеки ред има уникален номер, започващ от 1.Колона:Колоната е вертикално пространство в таблица, използвано за запис на данни. Excel съдържа няколко колони в работен лист. Всяка колона има уникален адрес, представен с буква, започваща от буква A.Работен лист:Работният лист на Excel се отнася до областта от редове и колони, които заедно образуват таблица. Можем да добавим желани диаграми, фигури и други поддържани обекти към работния лист. Нарича се още електронна таблица или лист.Работна книга:Работната книга на Excel се отнася до основния файл, който включва работен лист(ове) и свързани обекти.

Основи на MS Excel

Трябва да знаем основите на MS Excel, за да започнем да работим върху него. Ето някои основни неща, които трябва да научите:

Отваряне на MS Excel

Отварянето на MS Excel е първото нещо, което трябва да знаем, за да работим върху него. Може да има различни начини за отваряне на MS Excel, като например:

• Можем да го отворим, като щракнете двукратно върху иконата му директно от работния плот, ако е инсталиран с настройките по подразбиране.
  
• Можем да го отворим, като щракнете двукратно върху името му от менюто 'Старт', дадено в папката на MS Office.
  
• Можем да използваме функцията „Windows Search“ и да въведем текста „Excel“. Той ще покаже всички файлове и програми с това име, намиращи се на компютъра. По този начин можем да щракнем двукратно върху името му под програмите, за да го отворим.
  

Важно е да се отбележи, че MS Excel трябва да е инсталиран на машината и тогава само ние ще можем да го отворим. Ако не намерим програмата чрез горните стъпки, това означава, че системата няма Office пакет.

Отваряне на електронна таблица

След като отворим MS Excel, той ще ни помоли да продължим по-нататък. По-конкретно, показва няколко плочки, от които можем да изберем желаната и да започнем да работим върху нея. Ако искаме да започнем работа от нулата, можем да изберем плочката „Празна работна книга“ и да стартираме черна електронна таблица.

Освен това, ако имаме съществуващ excel файл и искаме да работим върху него, можем да кликнем върху „Отворете други работни книги“ от долния ляв ъгъл. След това можем да намерим файла с помощта на File Explorer и да щракнете двукратно върху него. Съществуващият файл ще бъде отворен незабавно.

Работа с лентата

Лентата се нарича централен контролен панел за Excel. Този мощен инструмент се намира в горната част на прозореца, след като отворим excel.

Можем да правим почти всичко в excel от лентата.

Една лента съдържа няколко раздела, като например Начало, Вмъкване, Оформление на страницата и други, като всеки раздел се състои от определен брой бутони за обработка на различни команди в Excel. Най-хубавото на тези бутони е, че ако поставим курсора на мишката върху който и да е бутон, той ни казва каква задача ще изпълнява.

Освен това, excel ни позволява да персонализираме лентата по наш избор. Можем да скрием/открием и съответно да вмъкнем нови команди.

Управление на работните листове

Друга отлична характеристика на Excel е, че работните книги на Excel могат да имат множество работни листове. Можем да управляваме различни работни листове на работната книга директно от долната част на прозореца. В „празна работна книга“ по подразбиране можем да видим един лист с името „Лист1“.

За да вмъкнем повече работни листове, можем да използваме a плюс (+) знак, който се дава до името на листа. Освен това можем Кликнете с десния бутон върху името му, за да се покаже броят на другите опции, свързани с листове. Можем да щракнем върху тези опции, за да управляваме съответно работните листове.

арийски хан

Въвеждане на данните

Въвеждането на данните в Excel е една от основните стъпки. Въпреки че това е началната стъпка, която трябва да извършим в Excel, за да започнем да работим с данни, тя е доста лесна и почти без усилие.

За да въведем данните, можем да изберем конкретната клетка и да започнем да натискаме съответния бутон от клавиатурата. Въпреки това, ние също можем копиране, изрязване и поставяне данни в Excel от други програми. В допълнение към това можем също импортиране данните от други файлове.

Excel ни позволява да използваме текст, числа, символи и други знаци, необходими за въвеждане на данни.

Извършване на изчисления

Друга страхотна функция на Excel е, че можем да извършваме различни изчисления върху нашите данни. Извършването на основни изчисления в Excel е толкова лесно.

Можем да използваме математически знаци между данните и резултатите ще бъдат предоставени автоматично. Например, ако въведем = 4+5 в някоя от клетките и натиснете бутона Enter, клетката ще покаже стойността 9 , кой е сбор от 4 и 5. Освен това, ако изберем конкретна клетка, оригиналната формула (каквото и да сме дали в тази клетка) се показва в лентата с формули.

По друг начин можем също да използваме препратките към клетките и да вмъкнем математическите операции между тях. Това ще доведе и до съответния резултат. Да предположим например, че въведем 4 в клетка A1 и 5 в клетка B1. Следващия, въвеждаме = A1+B1 в клетка C1. Правейки това, клетката C1 показва сумата от стойностите, дадени в клетки A1 и B1.

конструктор на низове

По подобен начин можем да извършваме други аритметични изчисления в Excel.

Използване на функции

Получаването на резултати с помощта на функциите на excel е една от основните задачи и може да намали до известна степен времето на работния процес.

По-специално, повечето функции/формули приемат набори от числа като входни данни и предоставят съответните резултати. Нека обсъдим това с прост пример:

Да предположим, че въведем 4 в клетка A1 и 5 в клетка B1. След това въвеждаме = SUM(A1;B2) в клетка C1. Правейки това, клетката C1 показва сумата от стойностите, дадени в клетки A1 и B1.

Excel има широк набор от ценни функции. За да видите различни функции, можем да отидем до раздела „Формули“ и да изберем конкретната категория от там. Excel показва всички поддържани функции от тази конкретна категория.

След като се запознаем с функциите, можем въведете знак за равенство (=) в клетката и напишете започване на всяка функция в нея. След това Excel автоматично показва съответните функции и техния синтаксис. Можем да изберем функцията и да продължим по-нататък според синтаксиса.

Спасяване на нашата работа

След като свършим работата си, трябва да я запазим във файл. Ако затворим Excel без да го запазим, ще загубим работата си. Най-лесният начин да запишете excel файл на компютър е да натиснете клавишна комбинация „Ctrl +S“. След като натиснете този пряк път, excel ще ни помоли да изберем име на файл и местоположение, където да го запазим.

Можем също да кликнем върху „Запазване“ бутон, разположен на „Лента с инструменти за бърз достъп“. Този бутон също ни помага да запазим временните данни в съществуващ файл.

Важни моменти, които трябва да запомните

Има много важни неща, които трябва да знаем, преди да започнем работа с excel. Някои от най-важните неща, които трябва да запомните, са изброени по-долу:

• Excel ни позволява да използваме широк набор от клавишни комбинации, за да направим работния си процес по-бърз. Трябва да използваме клавишни комбинации на Excel и да увеличим производителността на нашия работен процес.
• Когато искаме да споделим excel файл с някого и няма нужда от допълнителна редакция, трябва да запазим файл в pdf формат. Този формат не е лесен за редактиране, което прави данните защитени от неоторизирано въвеждане. Освен това pdf форматът е най-известен и за печатни цели.
• Excel ни позволява да използваме различни файлови разширения. Всяко разширение обаче има своите приложения. По-специално, разширението XLSX е форматът по подразбиране за файлове на Excel, когато в него няма макроси на VBA.
• Ако файлът на Excel има огромно количество данни (обикновено повече от 10 MB), трябва да използваме разширението XLSB. Той е по-бърз и съвместим с всички функции, форматиране и дори VBA макроси. Този формат обаче може да не се поддържа в други програми за електронни таблици.
• Тъй като excel поддържа програмиране на VBA, не трябва да отваряме файл на excel, получен от ненадеждни източници, защото може да съдържа някои уязвими кодове.
• Когато записваме excel файл с помощта на командата 'Save As', трябва да сме внимателни; в противен случай може погрешка да заменим файла с оригиналния. По този начин понякога може да загубим важни данни.