Microsoft Excel е един от най-старите и широко използвани софтуери за електронни таблици. Софтуерът получи много надстройки с течение на времето, включително поддръжка за нови разширения или типове файлове, които се появиха с течение на времето. Всяко ново разширение има напълно различна функционалност и използване. Следователно трябва да знаем различните разширения, които най-често се използват в Excel.

В тази статия обсъждаме общи файлови разширения, използвани в Excel. Преди да обсъдим файловите разширения на Excel, нека първо разберем дефиницията на файлово разширение.

Какво е файлово разширение?

Разширението на файл се отнася предимно до суфикс, добавен в края на компютърния файл (обект, съдържащ информацията, данните или командата), за да се определи типа на файла. Обикновено файловото разширение включва два до четири знака. Освен това разширението е отделено от името на файла с помощта на знак точка (.).

Например, файл с име „Example.docx“ има файлово разширение „.docx“, което указва файл на Word документ.

Защо файловите разширения на Excel имат значение?

Има широка гама от файлови разширения. Всяко разширение предоставя необходимата информация за типа на файла. Всяко разширение има специфична роля и трябва да знаем разширението, за да отворим файл с правилния вид софтуер. Не всички файлови разширения се поддържат с всеки софтуер. По този начин файловите разширения на Excel могат да ни помогнат да научим повече за типа на файла и какъв тип данни включва, т.е.

• Независимо дали включва VBA (Visual Basic за приложения) или макроси,
• Независимо дали файлът е шаблон,
• Дали файлът е записан за по-стара версия на Excel,
• Дали файлът е записан с общата наследена версия,
• Дали файловият формат е двоичен или XML документ и т.н.

Всички тези подробности могат да бъдат получени чрез файлово разширение. Всяко разширение има описателно име, което ни помага да идентифицираме целта или техниката, за която се използва съответното разширение. Освен това можем да подредим/организираме различни типове файлове в различни директории, след като знаем техните файлови разширения.

Файлови разширения на Excel

Въпреки че Excel има различни поддържани файлови разширения, ние обсъждаме някои от значимите разширения по-долу:

изкуствен интелект и интелигентни агенти

XLSX разширение в Excel

Разширението XLSX е разширението по подразбиране на Excel, когато в него не се използват макроси. Това разширение е базирано на XML и се използва основно за Excel 2007 и Excel 2010. Преди Excel 2007 стандартното файлово разширение за Excel беше XLS. След въвеждането на разширението XLSX размерът на файла беше драстично намален в сравнение с XLS. Благодарение на това изтеглянето и споделянето на файлове стана много по-лесно от преди.

Освен това XLSX е разширение без зловреден код. Това е така, защото разширението XLSX не може да съхранява макро кода на VBA. Той обаче може да използва и съхранява всички функции, използвани в Excel. Освен това това разширение се поддържа от друг подобен софтуер, което прави файловете на това разширение достъпни в други приложения. Основният недостатък на използването на разширението XLSX е, че ако искаме да стартираме файла във версия преди Excel 2007, не можем да запазим файла на Excel с това разширение.

XLS разширение в Excel

Както казахме по-рано, разширението XLS на Excel беше най-популярният тип разширение преди Excel 2007. По-късно то беше заменено от XLSX. По този начин разширението XLS вече е почти остаряло и ние вече не използваме и не виждаме това разширение. Разширението обаче все още се използва и много софтуер и инструменти все още имат опцията да експортират данните като XLS файлове. Единствената причина, поради която разширението XLS все още съществува в много софтуери, е, че някои хора може да се наложи да отворят файл във версии на Excel преди 2007 г. (т.е. Excel 2003).

Тъй като Excel може да чете това разширение, можем да използваме всеки стар файл с това разширение в новата версия на Excel и да продължим да работим върху него. Разширението XLS е файловото разширение по подразбиране от Excel версия 2.0 до Excel версия 2003. Има някои недостатъци при използването на това разширение в наши дни. Изисква повече дисково пространство, може да съдържа злонамерен VBA код и се състои от относително малък брой редове и колони в сравнение с най-новите разширения.

XLSM разширение в Excel

Винаги когато включваме VBA макроси в нашия съществуващ Excel файл и се опитваме да го запазим, виждаме известие, че за да запазим VBA макроси, трябва да запазим файл в разширението XLSM. Разширението XLSM е разширението по подразбиране, когато във файл на Excel има макроси. Това разширение е подобно на разширението XLSX, но с допълнителна поддръжка за макроси.

Това файлово разширение, базирано на XML и поддържащо макроси, работи само в Excel 2007 и по-нови версии. Това означава, че не можем да използваме това разширение в Excel преди Excel 2007. Разширението XLSM беше въведено основно за повишаване на сигурността на файловете на Excel и защитата им от злонамерени макроси и вируси. Освен това, това разширение може да съхранява и всички други функции, използвани в Excel. Недостатъкът на използването на XLSM разширения е, че изисква повече дисково пространство в сравнение с други файлови формати (като XLSB).

XLSB разширение в Excel

Разширението XLSB е незадължителна алтернатива на разширенията XLSX и XLSM за запазване на Excel файлове. Това конкретно файлово разширение обаче е много по-бързо от XLSX и XLSM при отваряне и запазване на Excel файлове. Ето защо разширението XLSB се използва главно за огромни файлове (повече от 10 MB). За разлика от разширенията XLSX и XLSB, разширението XLSB не използва XML формат за съхраняване на информация. Вместо това той използва двоичен формат.

Освен това, разширението XLSB използва сравнително по-малко дисково пространство, тъй като данните се съхраняват в двоична структура. Това разширение може също да съхранява VBA макроси и следователно не трябва да стартираме тези файлове, ако са изтеглени или получени от ненадеждни източници. Тъй като разширението XLSB беше въведено с Excel 2007, не можем да отваряме XLSB файлове в Excel 2003 и по-стари. Освен това разширението XLSB не се използва в повечето софтуери на трети страни (напр. OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg и т.н.), така че може да не успеем да отворим/експортираме нашите съществуващи файлове.

XLTX разширение в Excel

Разширението XLTX се използва предимно за шаблони на Excel. Шаблоните на Excel обикновено се дефинират като форматирани файлове с различни стилове, функции и функции. По този начин шаблоните се създават и класифицират в отделни секции и се изтеглят от Excel. Освен това можем да създадем нашите персонализирани шаблони и да ги запазим с помощта на разширението XLTX.

Това специално разширение е полезно, когато често започваме да работим от определена точка за различни файлове. Така че, ако запазим тази конкретна точка като шаблон, можем да използваме този шаблон като отправна точка за други работни книги на Excel всеки път. Освен това можем да използваме командата „Запиши като“, за да запазим нашата работа в нов файл на Excel, оставяйки оригиналния файл или шаблон непокътнат от промените.

XLTM разширение в Excel

XLTM е друго разширение, използвано за шаблони на Excel. Това разширение обаче е активирано за макроси, което ни позволява да използваме VBA макроси с шаблони. По-конкретно, можем да използваме разширението XLTM, за да запазим нашите персонализирани Excel шаблони с допълнителна поддръжка на макроси.

От друга страна, можем да използваме тези файлове (шаблон на Excel с макрос) като отправна точка за други работни книги на Excel, съдържащи макроси, когато ги изискваме.

XLAM разширение в Excel

Разширението XLAM се използва предимно за запазване на данни за добавки. Това разширение не се използва често за обща употреба. Те работят като добавки и когато стартираме тези файлове, те могат да работят ефективно в Excel. Важно е да се отбележи, че XLAM файловете предоставят някои допълнителни функции и функции за използване в Excel. По-специално, тези файлове ни помагат да добавяме/разширяваме функциите на Excel. Те могат също да включват VBA макроси, изображения, ленти и работни листове с формуляри.

Файловете с XLAM могат лесно да се стартират като обикновени Excel файлове. Тъй като тези файлове се използват за добавки, може да се наложи да активираме опцията за добавки от настройките на excel (Файл> Опции> Добавки), ако е изключена. По този начин следващия път, когато отворим Excel, ще видим допълнителни функции на тази конкретна добавка.

rhel срещу centos

CSV разширение в Excel

Разширението CSV (стойност, разделена със запетая) обикновено записва работна книга в обикновен текст. Това означава, че не съхранява никаква формула или форматиране във файлове. Това разширение обаче може да съдържа табулатори, нови редове и други знаци, които да се интерпретират правилно в други Windows системи. Освен това CSV разширението запазва само активния лист.

Excel ни позволява да импортираме или отваряме CSV файлове директно от самия excel. Основното приложение на CSV файловете включва използването на данни за изрично импортиране и експортиране. Следователно повечето софтуери за бази данни поддържат това разширение, така че да можем да импортираме/експортираме данни. Тъй като това разширение не включва формули и форматиране, размерът на файла обикновено е малък. Това ни позволява да използваме огромно количество данни. Също така можем да използваме неограничен брой редове и колони. Файловете на Excel, които се записват с помощта на разширението CSV, работят много по-бързо по време на процеса на отваряне и затваряне.

ODS разширение в Excel

ODS (Open Document Spreadsheet) е разширение, предназначено да работи с Excel и друг софтуер като OpenOffice, LibreOffice и т.н. Когато става въпрос за Excel, това конкретно разширение не поддържа всички функции и функционалност. Ето защо разширението ODS не се използва често. Това разширение е основно полезно, когато искаме да споделим нашия Excel файл с някой, който работи върху други офис приложения.

Отделно от това, когато получим ODS файл от някого и го отворим/експортираме в Excel, може да видим някои проблеми във форматирането и функциите (като таблици, диаграми, условно форматиране и други). Обикновено губим форматиране или функции, които Excel не поддържа, но OpenOffice поддържа. Разширението ODS обаче може да съхранява текст и данни по подходящ начин.

PDF разширение в Excel

Excel също позволява запазване на работен лист в PDF (преносим формат на документи) разширение. Въпреки че това разширение е най-малко популярно в Excel, понякога е най-полезно. PDF разширението се използва предимно, когато може да се наложи да го споделим с други или да го отпечатаме на хартия. Това е така, защото PDF поддържа форматирането на файла и следователно не се преобразува автоматично от една система в друга. Освен това документите, записани в PDF формат, могат лесно да бъдат възпроизведени с помощта на търговски методи за печат, тъй като PDF запазва форматирането.

Тъй като PDF разширението беше въведено с Excel 2010, то не е достъпно за използване в Excel 2007 и по-стари версии. Освен това отварянето на PDF файл в Excel може да причини някои проблеми с форматирането, тъй като има различен софтуер за отваряне на този конкретен файлов формат, като например Adobe Reader.

Как да проверя файловото разширение на Excel?

Можем да опитаме различни методи за проверка на файловите разширения на файловете, записани с помощта на Excel. Двата най-прости метода за проверка на файловото разширение са разгледани по-долу:

Метод 1:

• Първо, трябва да отворим местоположение (т.е. папка), където е записан файлът. Трябва да изберете файла и да щракнете с десния бутон върху него с мишката.
  
• На следващия екран трябва да щракнем върху „ Имоти “ от долната част на списъка. Изглежда така:
  
• След това ще видим прозорец със свойства. Тук можем да проверим типа на файла или разширението от под „ Общ ' раздел. Вижте следното изображение:
  

Метод 2

Освен традиционния метод, обсъден по-горе, можем също да маркираме „ Разширения на имена на файлове 'кутия от' Преглед ' във файловия мениджър. Това ще покаже файловите разширения с имената на файловете в рамките на File Explorer.

Преобразуване на файлово разширение на Excel в други формати

Можем да конвертираме разширението на съществуващ excel файл в друг формат, като навигираме през Файл > Запиши като в Excel. Ще видим няколко файлови формата в падащо меню до „ Запиши като тип ' текст. Наличните формати в списъка обаче може да варират в зависимост от типа на активния лист (лист с диаграма, работен лист или друг тип лист).

Нека разберем това дълбоко със снимките:

• Първо, трябва да отворим файл, който искаме да запазим с друго разширение. Можем да отворим всеки съществуващ файл, като отидем на ' Файл и след това щракнете върху опцията Отворете ' от списъка. Excel
  
• След като файлът се отвори в Excel, трябва да щракнем върху „ Файл раздела отново и изберете Запази като “ опция от списъка. Въпреки това можем да използваме и клавишната комбинация ' F12 “, за да стартирате бързо диалоговия прозорец „Запазване като“.
  
• В прозореца „Запазване като“ ще получим опциите за избор на местоположение, въвеждане на името на файла и избор на типа на файла (разширение). Можем да изберем типа на файла от падащия списък, както е показано на следното изображение:
  
• След като завършим предишната стъпка, трябва да щракнем върху „ Запазване ' и нов файл с избраното файлово разширение ще бъде записан на избраното място.
  

Забележка: Когато променим или запазим съществуващо файлово разширение на Excel в друг файлов формат, някои от неговите формати, функции или данни може не винаги да бъдат прехвърлени.

Кое файлово разширение да изберем в Excel?

Важно е да изберете правилното разширение за Excel файл; в противен случай може да се държи неправилно. Това зависи главно от нуждите на потребителя и какъв тип данни, функции или форматиране иска да използва потребителят във файла на Excel.

По-долу са някои полезни точки за избор на най-добрия файлов тип за Excel файл:

• Ако искаме да запазим нашия Excel файл, за да го направим на хартиен носител без допълнително редактиране, препоръчително е да изберете PDF версията. Това е така, защото някои формати може да се променят автоматично след отпечатване, когато се запазят в други файлови разширения. Освен това, след като PDF файл бъде запазен с правилното форматиране, той няма да се променя автоматично при печат. Освен това PDF файловете също са трудни за редактиране, така че никой друг не може лесно да промени данните.
• Ако Excel файл има VBA макроси и размерът на файла е сравнително голям, се препоръчва да използвате разширението XLSB. Дори ако няма използване на VBA макроси, но размерът на файла е голям (повече от около 10 MB), трябва да изберем разширението XLSB. Освен това, ако файлът има VBA макроси и размерът му е по-малък от около 10 MB, добре е да използвате разширението XLSM.
• Ако има нужда да отворите и редактирате Excel файл с друг популярен софтуер, се препоръчва да изберете разширение ODF или строго XLSX.
• Ако искаме да запазим Excel файл, за да го отворим с други версии на Excel, като Excel 2003 или по-стари, трябва да изберем разширението XLS. Това разширение се поддържа в по-старата версия; но функциите на новите версии няма да се показват в по-старите версии.

Това са някои от най-често срещаните формати, от които можем да избираме. Въпреки това има много повече опции, които можем да изберем въз основа на изискванията.