Информационната система за управление (MIS) е a компютър система от хардуер и софтуер, която действа като основа за операциите на организацията. MIS събира данни от различни онлайн системи в подкрепа на вземането на управленски решения, анализира информацията и докладва данни.

В една организация се използва за координиране на информацията, контрол, анализ и визуализация. Хората, процедурите и технологиите са включени в изучаването на информационните системи за управление в организационна среда. Той предоставя на предприятията и организациите технология, която улеснява комуникацията и потока на информация, подпомагайки разрешаването на проблеми и давайки на организацията конкурентно предимство.

Роля на MIS

Информационната система за управление (MIS) е компютъризирана база данни с финансови данни, създадена и проектирана да генерира редовни отчети за операциите за всички нива на управление във фирмата. Освен това специфични отчети обикновено могат лесно да бъдат получени от системата. Основната цел на MIS е да предостави на мениджърите обратна връзка за тяхното представяне, така че висшето ръководство да може да следи целия бизнес. MIS често сравнява „действителните“ данни с „планираните“ резултати и резултати от предходната година, за да прецени напредъка към целите.

Данните от корпоративните отдели и функции се изпращат към MIS. Част от информацията се събира автоматично чрез свързани с компютър гишета за напускане, докато друга информация се въвежда ръчно на редовни интервали. Други отчети се получават с помощта на вградени езици за заявки, докато рутинните отчети се програмират предварително и се изпълняват периодично или при поискване. Мениджърите използват функции за показване, интегрирани в системата, за да проверяват напредъка на настолни компютри, свързани към MIS чрез мрежи. Представянето на акциите на компанията също се проследява и показва от няколко сложни системи.

Еволюция на MIS

Полезно е историята на информационните системи за управление да се раздели на четири или пет периода, за да се разбере нейната еволюция.

Средата на 1960-те до средата на 1970-те години:

Информационните системи бяха централизирани през първите години на компютъризираната MIS и бяха фокусирани само върху изискванията за управление и управление. Счетоводните отдели отговаряха за повечето информационни системи и техните отчети.

Средата на 1970-те до средата на 1980-те:

Въпреки че MIS все още беше основно фокусиран върху управлението и надзора, допълнителни отдели започнаха да се възползват от технологията. Формата и обхватът на допълнителни ръководни групи за информационни системи и ръководени от потребители инициативи често създават проекти.

Средата на 1980-те до края на 1990-те:

През този период се наблюдава растеж на централизираните информационни системи и децентрализацията на информацията. Всеки отдел има своя компютърна мрежа. Управлението на информацията често се наричаше „пастирски котки“. През това време в много бизнеси се появи нова работа за справяне с придобиването и експлоатацията на различни информационни системи.

От края на 90-те до днес:

Информационните системи все още са тясно свързани с управлението и управлението в съвременния период, но те са широко разпръснати и достъпни за почти всеки служител в няколко платформи. Така че клиентската фирма да има лесен достъп до информацията за доставчика и техните потребители, от своя страна, да имат достъп до тази информация, много информационни системи са интегрирани между различни компании.

Днес напред:

четене от csv java

Бързият растеж на честотната лента на интернет доведе до значително разчитане на облачните изчисления. Някои твърдят, че това предвещава нова ера във възхода на работника и че това е ерата на информационните системи за управление. В днешно време почти всеки служител може да прави обосновани преценки поради инструментите, които са лесно достъпни в няколко платформи. Разликата между тези, които създават и тези, които използват MIS информация, става все по-неясна.

Стълбове на MIS

Управлението, информацията и системата съставляват трите стълба на MIS. Те са описани по-долу.

Управление:Изкуство за постигане на цели чрез и в сътрудничество с членове на официално установени групи. Следните са управленски отговорности:
• Планиране
• Организиране
• Персонал
• Режисура
• Контролиране
Информация:Данни с контекст и значение, където данните са необработена информация за субект (субектът е обект на интерес)Система:Група от взаимосвързани елементи с ясно изразена граница, които си сътрудничат за постигане на една единствена цел.

Компоненти на MIS

Пет компонента съставляват информационна система за управление: хора, бизнес процеси, данни, хардуер и софтуер. За постигане на корпоративните цели всеки от тези компоненти трябва да си сътрудничи.

хора:Това са потребителите на системата, които я използват, за да следят ежедневните бизнес транзакции. Потребителите обикновено имат образовани професионалисти, като мениджъри по човешки ресурси и счетоводители.Бизнес процедури:Това са общоприети най-добри практики, които инструктират потребителите и всеки друг компонент как да работят ефективно. Потребители, консултанти и други хора създават бизнес процедури.Данни:Ежедневните бизнес транзакции, които бяха документирани. Данните се събират за банките чрез транзакции като депозити и тегления.Хардуер:компютри, принтери , мрежово оборудване и други елементи съставляват хардуер. Хардуерът осигурява възможност за обработка на данни. Освен това са осигурени възможности за работа в мрежа и печат.Софтуер:Това са приложения, които използват хардуер, за да функционират. Системният софтуер и приложният софтуер са двете основни части на софтуера. Операционната система се нарича системен софтуер. Приложният софтуер описва специализиран софтуер, използван за извършване на бизнес операции.

Цел на MIS

Основните цели на MIS са да подпомага ръководителите при вземането на решения, които подпомагат стратегията на бизнеса и да прилагат организационната структура и динамиката на фирмата, за да управляват организацията по-ефективно и да получат конкурентно предимство.

Някои цели на MIS са както следва:

Прихващане на данни:Данните се събират от MIS от различни вътрешни и външни източници на организация. Данните могат да бъдат заснети ръчно или чрез компютърни терминали.Обработка на данни:Записаните данни се обработват, за да се създаде необходимата информация. Обработката на данни включва задачи, включително изчисляване, сортиране, категоризиране и обобщаване.Съхранение на информация:Обработените или необработените данни се съхраняват в MIS за по-нататъшна употреба. Всяка информация, която не е незабавно необходима, се запазва като запис, който организацията да използва по-късно.Извличане на информация:Когато и когато е необходимо, информационната система за управление получава данни от своите бази данни за различни потребители.Разпространение на информация:Потребителите на организацията получават информация, завършен продукт на информационната система за управление. Случва се редовно или онлайн чрез компютърен терминал.

Характеристики на MIS

Системен подход:MIS се придържа към системния подход, който означава стъпка по стъпка процедура за изследване на работата на системата в контекста на целта, за която е създадена. Това включва цялостна перспектива за това как функционират организационните подсистеми.Ориентиран към управлението:Ориентираният към управлението характер на MIS предполага, че трябва да се използва методология за проектиране на MIS отгоре надолу. Съгласно подхода отгоре надолу, нуждите на управлението и бизнес целите се определят в началото на разработката на системата. MIS предлага управление, което работи динамично с развитието на системата, за да се постигне пълнота на управленските решения.Според изискванията:MIS трябва да бъде проектирана и разработена въз основа на данните, от които се нуждаят мениджърите. Стратегическото планиране, управленският контрол и оперативният контрол са три отделни нива, на които се намира необходимата информация за проектиране и разработка. Съответно, MIS трябва да отговаря на уникалните изисквания на мениджърите на различни нива на йерархията на организацията.Фокусиран върху бъдещето:MIS трябва да бъде проектирана и разработена с мисъл за бъдещето, така че да не се ограничава само до предоставяне на исторически данни.Интегриран:Пълната MIS съчетава всички свои подкомпоненти, за да достави съответните данни, за да вземе мъдро решение. Основен елемент на MIS е интегрирана система, която комбинира данни от няколко операционни области.Общи потоци от данни:Тази идея е в основата на няколко фундаментални гледни точки на системния анализ, включително намаляване на дублирането, сливане на свързани задачи и рационализиране на процесите. Увеличаването на общия поток от данни е разумна и рентабилна идея.Дългосрочно планиране:Тъй като MIS включва логично планиране за успеха на организацията, той винаги трябва да се разработва като дългосрочен план. Анализаторът трябва да вземе предвид изискванията на бизнеса и анализите, фокусирани върху бъдещето, когато създава MIS.Съответна връзка между планирането на подсистемата:Разработването на MIS трябва да бъде разделено на свързаните с него подсистеми. Тези поддържащи системи трябва да бъдат полезни при внимателно планиране.Централна база данни:Данните се представят в табличен вид в централната база данни. Тази база данни съдържа данни, свързани с материални запаси, служители, клиенти и други източници на информация. Базата данни отговаря за процесите на вмъкване, изтриване и актуализиране на записи.

Видове управленска информационна система (MIS)

Информационните системи се предлагат в различни форми за събиране на данни, предоставяне на отчети и подпомагане на оперативните мениджъри и мениджърите на средно ниво при вземането на решения. В зависимост от ситуацията се използват няколко информационни системи за управление. Следователно изборът на подходящия тип MIS е от решаващо значение. Ето обяснение на някои от често използваните видове MIS:

1. Система за отчитане на управлението

Това е база данни, която проследява всички финанси и бизнес дейности на различни нива на управление. Мениджърите на средно ниво обикновено използват система за отчитане на управлението, за да изготвят чести отчети чрез сравняване на минали и настоящи финансови резултати, за да оценят финансовия растеж. Мениджърите на средно ниво също могат да го използват, за да анализират представянето си. Мениджърите от висшето ниво сравняват текущото финансово състояние и оперативната ефективност на компанията спрямо установените цели на компанията, като използват данни, предоставени от системата за отчитане.

2. Системи за управление на процеси

Тази система се фокусира върху физически или индустриални бизнес дейности, като сглобяване на автомобили, рафиниране на нефт или производство на метали. Системата за контрол на процесите непрекъснато събира данни и изготвя отчет за ефективността на системата. Докладът помага на ръководството да оцени колко добре работи процесът и предоставя информация кога е настъпило конкретно събитие. Освен това разкрива колко често производствената система се отклонява от цикличен производствен процес. Този вид данни са полезни за оценка на ефективността на производствената система и поддържане на контрол върху безопасността на работниците и оборудването.

3. Система за продажби и маркетинг

Мениджърите могат да наблюдават ефективността на продажбите и рекламата на компанията чрез системи за продажби и маркетинг. Чрез прегледи и коментари на клиенти маркетинговите системи могат да генерират отчети, които помагат на мениджърите да повишат калибъра на своите продукти. Маркетинговите мениджъри, които използват системи за продажби, могат да използват отчети, за да научат повече за очакваните продажби и да преценят как те се сравняват с настоящите приходи. Те могат да използват това, за да разпознават модели и да разработват решения за бъдещо развитие. Тези системи могат да следят ценовите несъответствия между продуктите и текущите промоции и рекламни кампании, които конкретни търговци на дребно използват. Мениджърите могат да използват тази информация, за да проследяват продажбите на даден продукт и да насочват към допълнителни промоции или отстъпки.

4. Система за контрол на запасите

Той следи всяко събитие, свързано с инвентара, като кражба, разваляне и наличен инвентар, което позволява на ръководството да види кои продукти се разпродават по-бързо и се нуждаят от презапасяване, или в конкретни търговски обекти, или в склада на бизнеса. Движението на инвентара в склада, от склада до магазините, продажбите и връщанията се проследяват от системата за контрол на инвентара.

5. Счетоводни и финансови системи

Той следи активите и инвестициите на организацията. Той събира цялата информация, свързана с финансовите отчети, изисквани от закона за федерални, щатски и местни данъци, заплати и пенсионни фондове. Ако институцията публикува годишни доклади, счетоводната и финансова система предоставя докладите, необходими за такива одити. Освен това улеснява публикуването на ежедневни транзакции, като приходи от продажби, връщания и банкови депозити. Този метод е в основата на месечните отчети като печалбата и загубата и балансите. В допълнение, тези твърдения помагат на мениджърите да сравнят текущия финансов успех на компанията с историческите й резултати и да определят цели за бъдещо разширяване.

6. Човешки ресурси

С използването на тази система за управление на информацията ръководството може да регулира как информацията се разпространява в компанията. Информационната система за автоматизация на офиса включва електронни инструменти, които мениджърите използват, за да комуникират с други мениджъри на отдели, техния персонал или дори с други служители. Заплатите, обезщетенията и пенсионирането са всички финансови компоненти на счетоводните и финансови системи, които се проследяват от тази система. Системата за човешки ресурси също проследява много други неща. Предоставянето на известия за сесии за обучение за спазване на законовите изисквания и разпоредби за човешките ресурси улеснява комуникацията между членовете на персонала, човешките ресурси и ръководството.

7. Система за подпомагане на вземането на решения

Системите за подпомагане на вземането на решения събират информация както от вътрешни, така и от външни източници, за да помогнат на мениджърите да направят бизнес избор. Данни от други отдели, като например финансови данни, данни за инвентара или текущи маржове на продажби за тримесечие, са примери за данни от вътрешни източници. Външните източници на данни включват развитие на индустрията, лихвени проценти и разходи с конкурентни предприятия или доставчици. Когато прави преценки за изграждане на растеж, годишни работни квоти или създаване на нова политика, мениджърът може да използва система за подпомагане на вземането на решения.

8. Изпълнителна информационна система

Изпълнителната информационна система е направена, за да помогне на изпълнителното ръководство да наблюдава ръководителите. Като предоставя информация в таблици и диаграми, тази система улеснява мениджърите да анализират данни и да правят информирани преценки.

9. Маркетингови информационни системи

Системата за маркетингова информация се отнася до систематичното събиране, анализиране, интерпретиране, съхранение и представяне на пазарна информация на търговците редовно и непрекъснато от вътрешни и външни източници. Той дава на търговците важни подробности, за да решат как най-добре да извършат маркетингови операции, като ценообразуване, опаковане, разработване на нови продукти, разпространение, медии и промоция.

10. Транзакционна система

Системите за транзакционни процеси улавят данни по време на ежедневната транзакционна дейност на организацията. Те могат също така да следят други редовни операции като опашки от стоки или резервации за различни стоки. Заплатите и други корпоративни операции, включващи депозити, могат да бъдат автоматизирани със системи за транзакции.

11. Система за управление на училищната информация

Училищна информационна система (SIMS) позволява на училището да работи ефективно. Много училища използват тази технология, за да се справят с всички задкулисни операции на училище, както и да формират мозъците на младите хора. Училищната информационна система намали натоварването на поддържането и управлението на записите за присъствие на учениците.

12. Планиране на ресурсите на предприятието

Една фирма използва софтуер или система за планиране и управление на ежедневни дейности като верига за доставки, производство, услуги, финанси и други процеси. Счетоводство и доставки, управление на проекти, управление на взаимоотношенията с клиенти, управление на риска, съответствие и операции по веригата за доставки са само няколко задачи, които софтуерът за планиране на корпоративни ресурси може да изпълнява, за да автоматизира и рационализира компания или организация.

Предимства на MIS

Улеснява планирането:С нарастването на размера и сложността на организациите мениджърите вече работят от разстояние, а не от мястото на работа, благодарение на полезната информация, която MIS предоставя за ефективно вземане на решения.Минимизира претоварването с информация:MIS подпомага сегментирането на данните в по-управляеми, подходящи компоненти за вземане на решения. В резултат на това огромни количества организирани данни са по-малко объркващи.MIS насърчава децентрализацията:Децентрализацията на властта е възможна чрез MIS. Това помага при актуализирането на организационните политики и практики. Тъй като има малцинствени системи на по-ниски нива на измерване на ефективността, това е правдоподобно.Осигурява координация:Всички организационни възли за вземане на решения са свързани чрез MIS. Това гарантира ефективна работа на организацията. Помага за усвояването на специализирана дейност, така че всяка област да може да разбере нуждите и трудностите на другите.Прави контрола по-лесен:MIS е ключов инструмент, свързващ управленското планиране и контрола. MIS използва компютри за разширяване на капацитета за обработка на данни и съхранение, като същевременно намалява разходите. Той подобрява капацитета на ръководството да оценява и повишава ефективността.

Недостатъци на MIS

Доста скъпо за настройка и конфигуриране:Основният недостатък на MIS е, че е изключително скъпо за внедряване за бизнес. За функционирането на тази информационна система са необходими множество хардуерни и софтуерни компоненти.Липса на гъвкавост за самоактуализиране:MIS не може автоматично да се актуализира като много други приложения. Системата трябва да се актуализира ръчно чрез събиране на необработени данни и поставянето им в нея за обработка и актуализиране на предварително съхранени данни.Риск от измама:На всеки етап от транзакцията трябва да се извършва подходящ контрол и проверки. Всяко нарушение може да доведе до потенциално опасни ситуации, като например нарушител, публикуващ незаконни транзакции.Взема предвид само качествени фактори:MIS пренебрегва некачествените аспекти, включително морала, отношението и мотивацията на служителите, в полза на разглеждането само на качествени фактори.Силно разчитане на технологията:В компютъризираните информационни системи технологията е силно зависима. Информацията не може да бъде достъпна при повреда на устройство или софтуер, докато необходимият софтуер или хардуер не бъдат заменени.